Službeno pismo je naša slika i prilika. Udaljeni smo od svog sagovornika i imamo samo reči i format papira. Utisak koji ćemo ostaviti na primaoca zavisi samo od toga šta smo napisali, kako smo napisali i kako smo to formalno posložili.

Formati pisama

1. Pismo u levom bloku – američki stil

Svi elementi pisma smešteni su uz levu marginu. Razmak između celina je jedan do dva entera. Službeno pismo treba da bude najviše na jednoj strani.

Univerzalno pravilo: Ako je pismo suviše kratko (zahvalnica, pozivnica), sadržaj treba odvojiti od zaglavlja sa onoliko entera koliko je potrebno da bi se vizuelno postigla sredina, uključujući u tu celinu i potpis pošiljaoca.

2. Pismo sa uvučenim prvim redom pasusa – evropsko pismo

Uvuci red za dva prsta! Ono što deca uče danas u drugom osnovne, zapravo je stil evropskog pisma. Adresa pošiljaoca i primaoca (mogu da) se nalaze u levom bloku, a svaki red tela poruke je uvučen.

Ukoliko je na početku adresa pošiljaoca smeštena u desni blok, tada i potpis pošiljaoca treba da bude u desnom bloku. Zbog ove ravnoteže je bolje izbegavati da logo i podaci o pošiljaocu budu na sredini.

U evropskom pismu datum je smešten u desnom bloku papira, a može da bude napisan i na samom dnu pisma, pre potpisa, manjim fontom, u desnom bloku, u formi mesto, datum.

Šta da, a šta ne?

Uvod.

Budući da je to prvi adut koji imate, službeno pismo se otvara In medias res.

Ne počinje se klišeom “Pišem vam zato što…” ili “U vezi sa našim…” (taman posla, “Vezano za…” jer niste koristili kanap). Ne počinje se sa “Ja…” ili sa “U vezi našeg…”. Sve to izgleda kao da ne znate kako da počnete.

Počinje se pravo u metu, s najboljim mogućim izborom reči, tako da primaoca ne zaboli mozak da bi shvatio o čemu je reč.

Ne koristi se pasivan ton, “imajući u vidu…”, “iz razloga što…”.

Koristi se aktivan ton: “Imate mogućnost da…”, “Naš zajednički interes je…”

Razrada.

Piši kao što govoriš.

Ne koristimo žargon, emotikone (smajliće) ili elektronske abrevacije (LOL, ROFL, RIP).

Koriste se obične, svakodnevne reči u najboljem izboru. Onako kako bismo to rekli usmeno.

Izbegavamo suviše tuđica: Apartnost naše konverzacije ne treba da bude autsorsovana prema trećem licu… Možda je bolje da kažete da očekujete da sadržaj pisma ostane poslovna tajna.

Svodimo temu na najviše tri različite stvari (u tri različita paragrafa). Održavamo smisao i međusobnu vezu tema.

Zaključak.

Podjedako važan kao i uvod. Poslednji momenat da pojačate svoju temu i poziciju.

Budite kratki.

Ne budite opširni i egzaltirani.

Recite primaocu šta tačno želite da se desi nakon ovog pisma: “Očekujemo da nam potvrdite…”, “Ova ponuda važi do…”, “Pitajte /pozovite ako je nešto ostalo nejasno…”

Ne koristite klišeirane zaključke: “Ne oklevajte da nas pozovete…” (ovde možete i da zamislite svog primaoca kako oklevajući prilazi telefonu, oklevajući podiže slušalicu, ali se ohrabruje jer ste mu vi rekli da ne okleva), “Stojimo vam na rapolaganju” (jer teško da stojite sve vreme, imate i vi svog posla)…