Kako se piše službeno pismo?

Kao, to je lako…

Ah, ah, ah, banalnim stvarima nikad kraja.

Ipak, pogledajte službena pisma koja primate i proverite službena pisma koja šaljete. Greške u pisanju koje treba da izbegavate, delimično smo već pretresali i držite se toga, bez obzira da li je reč on- ili off-line komunikaciji.

Budući da dobijamo veliki broj ulaza na blog i sajt preko pretraživanja fraza “kako se piše pismo” ili “pisanje pozivnica”, red je da na jednom mestu zadovoljimo one koji žele da unaprede svoju pisanu komunikaciju.

Ako sve ovo znate, onda idite da radite nešto pametnije.

Ako je vaša baba ipak imala točkove, ostanite koji minut sa mnom.

Šta svako pismo mora da ima?

1. Ime kompanije koja šalje – pošiljalac, adresant:

Ako već nije sve gotovo zahvaljujući tome što ste odštampali na hiljade memoranduma, onda ime kompanije (ime pošiljaoca ili adresanta) treba da bude na vrhu. Ono nosi sve najvažnije podatke o vama: vaš logo, ime kompanije, adresu, kontakt telefone, veb-adresu, e-mail adresu.

2. Ime onoga koji prima – primalac*, adresat:

(* Joj, joj, samo upamtite da je to primalac, a ne primaoc.)

Treba da sadrži puno ime kompanije, adresu i ime osobe kojoj se obraćate, ukoliko tačno znate kome. Ako navodite više osoba, razdvojte ih zarezom u istom redu ukoliko su iste važnosti, ili koristite novi red za svaku drugu osobu kojoj je takođe namenjeno (to isto!) pismo.

Opciju Cc: (Carbon copy) koristite samo ako ćete svakoj od navedenih osoba poslati po jedan primerak (copy) pisma.

Uvek kada znate funkcije, navedite ih. Više puta proverite da li ste dobro napisali ime i prezime. Vehovec nije isto što i Vehovac, mene jeza podilazi od takve površnosti. Proverite vi to sa Stevanom i Stefanom, Jeftićem i Jevtićem, Helenom ili Elenom… ili mi verujte na reč: ime je važno.

Niko neće primetiti ako je ime dobro napisano, a ako nije, bezbeli će to biti primećeno i notirano kao vaša karakteristika: površni ste.

3. Datum kada je pismo napisano:

Treba da bude manjim fontom nego sadržaj pisma. Najbolje je da koristite kombinaciju mesto i vreme: Novi Sad, 23. maja, 2010.

Ako ne stavljate mesto, onda nemojte deklinirati mesec: 23. maj 2010. U službenom pismu je bolje da koristite ime meseca nego njegov numerički oblik: 23.05.2010.

Ako je datum u prvoj desetici, ne stavljajte nulu ispred njega, nula je izmišljena za  pisanje rukom da se onemogući falsfikovanje datuma, anti- ili post-datiranje.

4. Pozdrav:

Poštovani,

Samo ako ne znate kome se tačno obraćate, pa još pride ne znate ni kojeg je pola.

Ako vam je poznato ime primaoca a žensko je, u prvom pismu koristite i njeno ime i prezime:

Poštovana Melanija Čudić,

Drago mi je što smo imale priliku da se sretnemo.

Posle obraćanja – pozdrava,

nakon zareza,

u novom redu

ide veliko slovo!

Bračno-statusne odrednice tipa “gospođice” trudite se da ne koristite, bez ozbira što vaša adresatkinja nije udata i to sa sigurnošću znate. To nije pristojno ni u kafani, a kamoli u poslovnoj komunikaciji.

Jedno “gospođo” može sasvim lepo da bude u funkciji civilizovanog početka vašeg pisma, a za bliskije varijante komunikacije, “Draga Melanija”, biće vremena u narednom pismu, nakon što se dobili odgovor.

Obraćanje muškarcima je lakše, mi i tako nemamo izraz kao što je “gospodičić” za neoženjenu osobu muškog pola. Hm, nije li to osvojen prostor za diskriminaciju?

5. Tema pisma, ili predmet:

U službenoj prepisci je to važno. Dajte da vidimo šta je tema vašeg obraćanja. Lakše ćete skrenuti pažnju na svoje pismo ako sažmete svoju temu u Predmet. Obično podvlačimo ili boldiramo predmet pisma (ne i jedno i drugo), to vam dođe nešto kao naslov.

Što se tiče sadržaja predmeta važi pravilo: Reci, a ne, peci na tihoj vatri.

6. Sadržaj pisma:

Najvažniji deo vašeg obraćanja. Ne počinjite sa “ja” i nemojte da koristite lični ton. Svaku novu temu smestite u novi pasus. Slobodni ste da boldujete ili podvučete reči koje će čitaocu prilikom skeniranja vašeg pisma skrenuti pažnju na vašu temu i zainteresovati ga za vas ili za ono što imate da kažete.

Budite kratki i precizni. Proverite slovne, gramatičke i pravopisne greške pre slanja.

7. Otpozdrav:

Srdačno, S poštovanjem (a ne S’ poštovanjem)… i ne Pozdrav, Pozz ili Čujemo se,

8. Potpis:

Otkucajte svoje puno

ime  prezime, funkciju ili poslovni položaj (ako je važno)

ili

ime prezime

funkciju

a iznad ostavite prostor da se svojeručno potpišete. Ne šaljite pismo u kojem je samo vaš potpis, ili pismo u kojem nije napisano kako se zovete i prezivate. Ako ovakvo pismo šaljete e-mailom kao prilog (attach), a na službenom memorandumu, možete da stavite kod svog imena, umesto potpisa, akronim s.r. (svojeručno). Baš tako, malo s, tačka, malo r, tačka.

***

Sličan tekst: Stil i ton vašeg službenog pisma.



Comments are closed.